Servis İş Emrini Faturaya Aktarma

Fatura kartındaki iki yol

Servis detayında yer alan Fatura kartı iki farklı çalışma biçimi sunar. Birincisi e-fatura oluşturma yolu: servisin seçili kalemleri yeni bir satış faturası formuna taşınır. İkincisi manuel kayıt yolu: faturayı başka bir sistemde kestiyseniz, elinizdeki fatura numarasını servise yazarak kaydı faturalı olarak işaretlersiniz. Hangi yolu seçerseniz seçin sonuç aynıdır; iş emri faturalanmış duruma geçer ve servis kaydı üzerinden hangi faturayla ilişkilendirildiği takip edilebilir.

E-fatura oluşturma nasıl çalışır

E-Fatura Oluştur seçeneği yalnızca e-Dönüşüm modülü kullanımdaysa ve servis daha önce faturalanmamışsa görünür. Aktarımda kalemlerin açıklaması, miktarı, birim fiyatı ve KDV oranı olduğu gibi korunur; fatura açıklamasına ise plaka, servis numarası ve giriş kilometresi bilgisi eklenir. Böylece muhasebe tarafında hangi araca ait iş emrinin faturalandığı belge üzerinden anlaşılır ve kalemleri elle yeniden girme ihtiyacı ortadan kalkar.

Fatura otomatik kaydedilmez

Aktarım işlemi size doldurulmuş bir fatura formu hazırlar, ancak belgeyi sizin yerinize kaydetmez. Tutarları, KDV oranlarını, cari bilgisini ve açıklamayı gözden geçirip kaydetme işlemini kendiniz yaparsınız. Fatura kaydedildiği anda ilgili servis faturalandı olarak işaretlenir. Bu ara kontrol adımı, iskonto veya düzeltme gerektiren durumlarda faturayı kaydetmeden önce müdahale etmenizi sağlar.

Faturanın kesileceği cari

Sistem faturayı kimin adına düzenleyeceğini belirlerken önce servis kaydındaki müşteriye bakar. Servis üzerinde müşteri seçilmemişse aracın sahibi olarak tanımlı cari kullanılır. Her ikisi de boşsa aktarım hata verir; bu durumda önce servis kaydına müşteriyi ya da araç kartına sahibini tanımlamanız gerekir. Faturaya yalnızca seçili kalemler taşınır: alternatif gruplarda müşterinin tercih etmediği, yani seçilmemiş kalemler faturanın dışında kalır.

Aktarımın engellendiği durumlar

İptal edilmiş bir servis faturaya aktarılamaz. Aynı şekilde daha önce faturalanmış bir iş emri için ikinci kez aktarım yapılamaz; bu kural aynı işin mükerrer faturalanmasını önler. Faturalanmış bir servisi yeniden açmak istediğinizde "bu servis faturalandığı için yeniden açılamaz" uyarısıyla karşılaşırsınız. Böyle bir durumda önce ilgili faturayı iptal etmeniz, ardından servisi yeniden açmanız gerekir.

Adım adım

1. 1Faturalamak istediğiniz servisin detay ekranını açın ve Fatura kartına gidin.
2. 2Servis kaydında müşteri veya araç kartında sahibi carisinin tanımlı olduğunu doğrulayın.
3. 3Faturaya girmesini istediğiniz kalemlerin seçili olduğundan emin olun; seçilmemiş alternatif kalemler aktarılmaz.
4. 4e-Dönüşüm kullanıyorsanız e-fatura oluşturma seçeneğiyle kalemleri yeni satış faturası formuna taşıyın.
5. 5Açılan fatura formundaki kalem, tutar, KDV ve açıklama bilgilerini kontrol edin.
6. 6Faturayı kendiniz kaydedin; kayıt tamamlanınca servis faturalandı olarak işaretlenir.
7. 7Faturayı başka bir sistemde kestiyseniz fatura numarasını manuel alana yazın ve manuel kayıt ile servisi faturalı hale getirin.

Ekrandaki alanlar

Fatura No (manuel)

E-fatura kesmeden, başka bir sistemde düzenlenmiş faturanın numarasını servise işlemek için kullanılır.

Plaka

Araç kartındaki zorunlu alan; faturaya aktarımda açıklama satırında servis numarası ve giriş kilometresiyle birlikte yer alır.

Sahibi (Cari)

Aracın bağlı olduğu müşteri kartı; serviste müşteri seçili değilse fatura bu cariye kesilir.

İpuçları ve dikkat edilecekler

• Faturalanmış bir servisi yeniden açabilmek için önce ilgili faturayı iptal etmeniz gerekir.
• Servis kaydında müşteri, araç kartında da sahibi tanımlı değilse faturaya aktarım hata verir.
• Alternatif kalem gruplarında seçilmemiş satırlar faturaya taşınmaz; aktarımdan önce seçimleri kontrol edin.
• İptal durumundaki servisler ve daha önce faturalanmış iş emirleri tekrar faturaya aktarılamaz.
• E-fatura oluşturma seçeneği yalnızca e-Dönüşüm modülü aktifse görünür.

İlgili özellikler

• Servis Durumları ve Teslim Etme | Oto Servis Programı

  İş emri Açık'tan Teslim Edildi'ye kadar tek karttan ilerler; teslim anında müşteri ve tedarikçi cari hareketleri otomatik oluşur, iptal veya yeniden açma durumunda aynı hareketler geri alınır.

• Oto Servis Programı Tahsilat: Servisten Ödeme Alma

  Araç servis takip programında her iş emrinin genel toplamı, tahsil edilen ve kalan tutarı aynı ekranda görünür; tek kayıtla tahsilat, cari alacak hareketi ve kasa/banka girişi birlikte oluşur.

• Servis İş Emri Programı: İşçilik, Parça, Dış Hizmet

  Servis Detay ekranındaki Servis Kalemleri kartından iş emrine işçilik, stoklu parça ve dış hizmet satırları eklersiniz. Parça satırlarında depo çıkışı kendiliğinden işlenir, kart başlığındaki toplamlar her eklemede yenilenir.

• Oto Servis Programında Alış Fiyatı ve Kâr Takibi

  Parça ve dış hizmet kalemlerine maliyeti yazarak her kalemin ve tüm iş emrinin kârını aynı ekranda görürsünüz. Kâr tutarı ve marj yüzdesi, satış ile alış farkından otomatik hesaplanır.