Servis Durumları, Araç Teslimi ve Yeniden Açma

Durum akışı ve zaman çizelgesi kaydı

Servis kaydı sırasıyla Açık, Devam Ediyor, Hazır (Müşteri Bekliyor) ve Teslim Edildi aşamalarını izler; bunların dışında İptal durumu da bulunur. Detay ekranındaki Durum Güncelle kartı üzerinden Devam Ediyor, Hazır (Müşteri Bekliyor), Açık'a Al, Teslim Et ve İptal Et seçenekleriyle kaydı bir aşamadan diğerine taşıyabilirsiniz. Her durum değişikliği servisin zaman çizelgesine ayrı bir kayıt olarak düşer; böylece aracın atölyede hangi aşamada ne kadar beklediği sonradan geriye dönük olarak izlenebilir.

Teslim etme ve çıkış kilometresi

Teslim Et seçildiğinde önce bir onay istenir, ardından isterseniz aracın Çıkış Km bilgisini girebilirsiniz; bu alanın doldurulması zorunlu değildir. Onay verildiğinde teslim tarihi kayda otomatik olarak yazılır. Servis Bilgileri kartında teslim tarihinin yanındaki kalem simgesiyle tarih ve saati dilediğiniz zaman elle düzeltmek mümkündür; yapılan düzeltme de zaman çizelgesine işlenir. Teslim edilmiş bir kaydın teslim tarihi tamamen boşaltılamaz, yalnızca başka bir tarih ve saatle değiştirilebilir.

Teslim anında oluşan cari hareketler

Servis borcu müşteri carisine yalnızca kayıt Teslim Edildi durumuna geçtiğinde işlenir; tutar, seçili kalemlerin KDV dahil genel toplamıdır. Servis açıkken müşteri ekstresinde borç görünmemesi beklenen bir durumdur. Aynı anda, alış fiyatı ve tedarikçisi girilmiş seçili kalemler için ilgili tedarikçi carilerine borç kaydı oluşturulur. Sistemde tanımlıysa müşteriye aracın teslim edildiğini bildiren bir e-posta da gönderilir. Böylece atölye alacağı ve parça maliyetleri tek işlemle muhasebeye yansır.

İptal etme ve yeniden açma

İptal Et düğmesi bir onay penceresi açar; onaylandığında kayıt iptal edilir ve teslim sırasında oluşmuş cari hareketler varsa otomatik olarak geri alınır. Teslim edilmiş ya da iptal edilmiş bir serviste "Yeniden Aç (Açık'a Al)" seçeneği görünür; bu seçenekle kayıt yeniden çalışılabilir hale gelir ve teslimde yazılan müşteri ile tedarikçi hareketleri silinir. Tek istisna faturalanmış servislerdir: bu kayıtlar yeniden açılamaz, ekranda "Önce ilgili faturayı iptal edin." uyarısı çıkar.

Cari ekstresinde açıklamaların görünümü

Servisten müşteri carisine yazılan teslim borcu, tahsilat ve cari değişikliği hareketlerinin açıklamasında servis numarası yerine aracın plakası ile marka ve modeli yer alır; örneğin "01 AT 0746 Ford Focus teslim edildi" biçiminde. Servis numarası kaybolmaz, ekstrenin Belge No sütununda görünmeye devam eder. Bu görünüm yalnızca değişiklikten sonra oluşan yeni hareketler için geçerlidir; daha önce kaydedilmiş hareketlerin açıklaması olduğu gibi kalır. Tedarikçi tarafındaki cari hareketler ise servis numarasıyla yazılmaya devam eder.

Adım adım

1. 1Detay ekranındaki Durum Güncelle kartından işin durumunu Devam Ediyor olarak işaretleyin.
2. 2İş bitince kaydı Hazır (Müşteri Bekliyor) durumuna alarak müşteriyi bekleyen araçları ayrıştırın.
3. 3Gerekirse Açık'a Al seçeneğiyle kaydı önceki aşamaya döndürün.
4. 4Araç müşteriye verilirken Teslim Et'i seçip onay verin; isterseniz Çıkış Km bilgisini girin.
5. 5Teslim tarihinin otomatik yazıldığını Servis Bilgileri kartından kontrol edin, gerekirse kalem simgesiyle tarih ve saati düzeltin.
6. 6Müşteri ve tedarikçi cari hareketlerinin oluştuğunu ekstrelerden doğrulayın.
7. 7Yanlış açılmış bir kaydı İptal Et ile onaylayarak kapatın; oluşmuş cari hareketler geri alınır.
8. 8Teslim edilmiş veya iptal edilmiş kayıtta işe devam etmek için Yeniden Aç (Açık'a Al) seçeneğini kullanın.
9. 9Faturalanmış bir serviste yeniden açma gerekiyorsa önce ilgili faturayı iptal edin.

Ekrandaki alanlar

Alış Fiyatı

Kalemin maliyeti; girildiğinde tedarikçi cari seçimi zorunlu olur ve teslim anında tedarikçi borcunun oluşmasını sağlar.

Tedarikçi (Cari)

Parça veya dış hizmet kaleminin alındığı firma; servis teslim edildiğinde bu cariye otomatik borç yazılır.

Plaka

Zorunlu alan; kayıt sırasında büyük harfe çevrilip boşlukları silinir, cari ekstresindeki hareket açıklamalarında marka/model ile birlikte görünür.

Sahibi (Cari)

Aracın bağlı olduğu müşteri kartı; teslim anında servis borcu bu cariye işlenir.

İpuçları ve dikkat edilecekler

• Müşteri carisinde servis borcu yalnızca kayıt Teslim Edildi durumuna geçince oluşur; servis açıkken ekstrede borç görünmemesi normaldir.
• Alış fiyatı ve tedarikçisi girilmiş seçili kalemlerin tedarikçi borcu da teslim anında yazılır; teslim geri alınırsa bu borçlar otomatik silinir.
• "Bu servis faturalandığı için yeniden açılamaz" uyarısını alıyorsanız önce ilgili faturayı iptal etmeniz gerekir.
• Teslim edilmiş bir kaydın teslim tarihi boş bırakılamaz; yalnızca başka bir tarih ve saatle değiştirilebilir.
• Cari ekstresindeki yeni açıklama biçimi yalnızca değişiklik sonrası oluşan hareketlerde görünür, eski kayıtlar aynı kalır.

İlgili özellikler

• Oto Servis Programı Tahsilat: Servisten Ödeme Alma

  Araç servis takip programında her iş emrinin genel toplamı, tahsil edilen ve kalan tutarı aynı ekranda görünür; tek kayıtla tahsilat, cari alacak hareketi ve kasa/banka girişi birlikte oluşur.

• Servisi Faturaya Aktarma | Oto Servis Programı

  Servis detayındaki Fatura kartı, iş emrindeki kalemleri hazır doldurulmuş bir satış faturasına taşımanızı ya da başka bir yerde kesilmiş faturanın numarasını servise işlemenizi sağlar.

• Dış Hizmet Takibi ve Tedarikçi Borcu | Oto Servis Programı

  Araç için dışarıya yaptırılan işleri tedarikçi, alış tutarı ve tarihleriyle kalem satırında takip edin. Servis teslim edildiğinde tedarikçi carisine borç hareketi kendiliğinden oluşur.

• Oto Servis Programında Alış Fiyatı ve Kâr Takibi

  Parça ve dış hizmet kalemlerine maliyeti yazarak her kalemin ve tüm iş emrinin kârını aynı ekranda görürsünüz. Kâr tutarı ve marj yüzdesi, satış ile alış farkından otomatik hesaplanır.