Araç ve müşteriyi saniyeler içinde seçin
OTO SERVİS menüsü altındaki Servis Kayıtları bölümünden yeni kayıt ekranını açtığınızda, araç ve cari alanlarına en az iki harf yazmanız yeterlidir; arama kutusu eşleşen kayıtları anında listeler. Araç ya da müşteri sistemde yoksa formu terk etmeden aynı ekrandaki hızlı ekleme penceresini kullanabilirsiniz. Araç için plaka, marka, model, yıl, renk ve yakıt tipi; müşteri için ad, hesap tipi, telefon ve vergi/kimlik numarası girilir. Böylece yeni açtığınız kart doğrudan seçime düşer. Yeni oluşturulan müşteri kartının kodu, başında 120. ön eki bulunacak şekilde sistem tarafından üretilir.
İş emri bilgilerini ve teknisyen atamasını tamamlayın
Formda giriş tarihi zorunludur; tahmini teslim tarihini girerek müşteriye verdiğiniz sözü kayda alırsınız. Servis türünü periyodik bakım, onarım, hasar-kaza, garanti veya diğer seçeneklerinden belirlersiniz. Giriş km'si, müşteri şikâyeti ve iç notlar alanları, işin neden açıldığını atölyedeki herkesin aynı şekilde görmesini sağlar. Teknisyen listesinden işe bakacak kişiyi ya da birden fazla kişiyi birlikte işaretleyebilirsiniz; çoklu seçim desteklenir. Böylece hangi ustanın hangi araçla ilgilendiği baştan bellidir.
Kayıt sonrası otomatik işlemler
Kaydet dediğinizde iş emri oluşur ve sistem S-yıl-sıra numarası biçiminde bir servis numarası üretir; numarayı elle takip etmeniz gerekmez. Aracın güncel kilometre bilgisi, girdiğiniz giriş km'sine göre tazelenir, böylece araç geçmişi tutarlı kalır. Bildirim ayarları tanımlanmışsa müşteriye ve teknisyene servisin açıldığını haber veren e-posta gönderilir. Ardından servis detay sayfası açılır: işçilik ve parça kalemleri, tahsilat, durum yönetimi, faturalandırma ve dış hizmet süreci bu sayfadan yürütülür.
Araç kabul formu ve yazdırılabilir çıktılar
Araç kabul formu bölümünde teslim alınan aracın durumunu kayıt altına alırsınız. Ön, arka, sol, sağ ve cam çizik hasar noktalarını işaretleyebilir, yakıt seviyesini sıfırdan sekize kadar olan gösterge üzerinden belirtebilir, iç temizliği iyi, orta veya kötü olarak seçebilir ve serbest not yazabilirsiniz. Ayar açıksa müşteri imzası da bu form üzerinden alınır. Hem iş emri hem giriş formu ile araç kabul formu, yazdırmaya uygun çıktı olarak açılabilir; tarayıcının yazdırma penceresinden kâğıda dökebilir veya PDF olarak saklayabilirsiniz.
Sabit alanlı ekran ve ayarlara bağlı kartlar
Servis iş emri ve araç kabul formu, sistemin genel form tasarım motoruyla değil, bu iş için hazırlanmış sabit alanlı ekranlarla çalışır. Bölüm, alan ve imza şablonu tasarlayarak kurgulanan dinamik form yapısı ile imza akışı, bu üründe Bakım & Arıza modülünde kullanılır. Ayrıca detay sayfasındaki kartların görünürlüğü ayarlarla belirlenir: Kâr sütunu, tahsilat, dış hizmet, garanti, sigorta, araç konumu, alternatif kalem, müşteri imzası, WhatsApp, zaman çizelgesi ve iş paketleri bölümlerinin her biri Servis Ayarları'ndan açılıp kapatılabilir.
Adım adım
- 1OTO SERVİS > Servis Kayıtları > Yeni Servis Kaydı ekranını açın.
- 2Araç ve müşteri alanlarına en az iki karakter yazarak arama sonuçlarından seçim yapın.
- 3Kayıtlı olmayan araç veya müşteriyi, aynı ekrandaki hızlı ekleme penceresiyle oluşturup listeye alın.
- 4Giriş tarihini (zorunlu) ve tahmini teslim tarihini girin.
- 5Servis türünü seçin: periyodik bakım, onarım, hasar-kaza, garanti veya diğer.
- 6Giriş km'si, müşteri şikâyeti ve notlar alanlarını doldurun.
- 7Teknisyen listesinden işe atanacak kişi ya da kişileri işaretleyin.
- 8Kaydedin; servis numarası üretilir, araç km'si güncellenir ve tanımlıysa açılış e-postası gönderilir.
- 9Açılan servis detay sayfasından kalem, tahsilat, durum, fatura ve dış hizmet işlemlerini yürütün.
- 10Araç kabul formunda hasar noktaları, yakıt seviyesi, iç temizlik ve notu girip gerekiyorsa müşteri imzasını alın; formları yazdırın.
Ekrandaki alanlar
- Plaka
- Araç formunda zorunludur. Kayıt sırasında otomatik olarak büyük harfe çevrilir ve boşlukları temizlenir; ayrıca bir format denetimi uygulanmaz.
- Sahibi (Cari)
- Aracın bağlı olduğu müşteri/cari kartı.
- Servis Türü
- Periyodik Bakım, Onarım, Hasar-Kaza, Garanti veya Diğer seçeneklerinden biri.
- Teknisyenler
- İş emrine atanan teknisyen veya teknisyenler; birden fazla kişi birlikte seçilebilir.
- Müşteri İmzası
- Servis Ayarları'ndan açıldığında araç kabul formunda ofis içinde imza alınabilen alan görünür.
İpuçları ve dikkat edilecekler
İlgili özellikler
- Araç ve Müşteri Kartı Açma | Oto Servis Programı
Her aracı plaka, teknik bilgi ve bağlı olduğu müşteriyle tek kartta toplayın; araç detayında servis geçmişini, bakım hatırlatıcılarını ve hesap özetini birlikte izleyin.
- Servis İş Emri Programı: İşçilik, Parça, Dış Hizmet
Servis Detay ekranındaki Servis Kalemleri kartından iş emrine işçilik, stoklu parça ve dış hizmet satırları eklersiniz. Parça satırlarında depo çıkışı kendiliğinden işlenir, kart başlığındaki toplamlar her eklemede yenilenir.
- Müşteri İmzası ve Onayı | Oto Servis Programı
Oto Servis modülünde imza, araç teslim alınırken personelin ekranı veya tableti üzerinden doğrudan müşteriden alınır. Araç Kabul Formu'nun altındaki imza alanı ve sorumluluk metni servis ayarlarından yönetilir.
- Servis Durumları ve Teslim Etme | Oto Servis Programı
İş emri Açık'tan Teslim Edildi'ye kadar tek karttan ilerler; teslim anında müşteri ve tedarikçi cari hareketleri otomatik oluşur, iptal veya yeniden açma durumunda aynı hareketler geri alınır.
Adım adım anlatım ve ekran ayrıntıları: kullanım kılavuzunda bu bölüm →