Randevu Takibi | Oto Servis Programı

Oto Servis Programı — 15. Randevu oluşturma ve takip ekranı — 15. Randevu oluşturma ve takip

Randevu kaydını açmak

OTO SERVİS bölümündeki Randevular ekranından yeni bir randevu açarken araç ya da plaka bilgisi, müşterinin adı ve telefonu, randevunun tarihi ile saati, dakika cinsinden tahmini süresi, servis tipi ve açıklama girilir. Açıklama alanı, müşterinin telefonda anlattığı şikâyeti not etmek için kullanılabilir; araç kabulünde teknisyen bu notu hazır bulur. Tahmini süre yalnızca bilgi amaçlı değildir: takvimde randevunun kapladığı blok uzunluğunu bu değer belirler, dolayısıyla gün içindeki gerçek doluluk görünür hale gelir.

Liste ekranında arama ve filtreleme

Randevu Listesi, kayıtlara durum ve tarih üzerinden ulaşmayı sağlar. Yalnızca bekleyen talepleri görüp teyit araması yapmak, belirli bir güne ait randevuları toplu incelemek ya da iptal edilenleri ayıklamak bu filtrelerle mümkün olur. Liste görünümü özellikle yoğun günlerde, servis danışmanının gün başında hangi araçların beklendiğini hızlıca kontrol etmesi için pratik bir başlangıç noktasıdır.

Takvim görünümü ve durum renkleri

Randevu Takvimi ekranı kayıtları aylık veya haftalık düzende gösterir. Her randevu durumuna göre farklı renkle işaretlenir: bekleyen, onaylı, iptal edilmiş ve tamamlanmış randevular birbirinden ayrılır. Böylece haftanın hangi günlerinin dolduğu, hangi saatlerin boş kaldığı tek bakışta anlaşılır; yeni bir talep geldiğinde uygun saati bulmak için kayıtları tek tek açmaya gerek kalmaz.

Durum güncelleme

Bir randevunun durumu hem detay ekranından hem de liste üzerindeki durum güncelleme aksiyonundan değiştirilebilir. Müşteriyle teyit görüşmesi yapıldığında randevu onaylı duruma alınır, gelmeyeceğini bildiren müşterinin kaydı iptal edilir. Durum değişikliği aynı anda takvim rengine de yansıdığı için planlama her zaman güncel kalır.

Randevuyu servis iş emrine dönüştürmek

Müşteri araçla geldiğinde randevu, Servise Dönüştür işlemiyle iş emrine aktarılır. Randevuda bağlı bir araç kaydı yoksa fakat plaka girilmişse, sistem önce sistemdeki mevcut araçlarla eşleştirme dener; eşleşme bulamazsa yeni bir araç kartını kendisi oluşturur. Ardından yeni servis iş emri açılır, randevu ile ilişkilendirilir ve randevu dönüştürüldü durumuna geçer. Bir randevu yalnızca bir kez servis kaydına dönüştürülebilir; ikinci bir dönüştürme denemesine izin verilmez.

Adım adım

1Randevular bölümünden yeni randevu kaydı açın.
2Araç veya plaka bilgisini girin.
3Müşterinin adını ve telefon numarasını yazın.
4Randevu tarihini ve saatini belirleyin.
5Tahmini süreyi dakika olarak girin.
6Servis tipini seçip açıklamayı ekleyin ve kaydedin.
7Randevu Listesi'nde durum ve tarih filtreleriyle kayıtlara ulaşın.
8Randevu Takvimi'nde aylık veya haftalık görünümde planı kontrol edin.
9Detay ya da liste ekranından randevunun durumunu güncelleyin.
10Müşteri geldiğinde Servise Dönüştür işlemiyle iş emrini oluşturun.

Ekrandaki alanlar

Araç / Plaka: Randevuya konu araç. Plaka girilmişse servise dönüştürme sırasında mevcut araç kartlarıyla eşleştirilir, bulunamazsa yeni kart açılır.
Müşteri Adı / Telefonu: Randevuyu veren kişinin iletişim bilgileri; teyit araması ve araç kabulünde kullanılır.
Randevu Tarihi - Saati: Aracın servise geleceği planlanan gün ve saat; takvimdeki yerleşimi belirler.
Tahmini Süre (dk): Randevunun planlanan süresi; takvim görünümünde blok uzunluğunu belirler.
Servis Tipi: Randevuda yapılacak işin türü.
Açıklama: Müşterinin bildirdiği şikâyet veya talebe ilişkin serbest not.

İpuçları ve dikkat edilecekler

Bir randevu yalnızca bir kez servis kaydına dönüştürülebilir; ikinci dönüştürme denemesi sistem tarafından kabul edilmez.
Randevuda araç kartı seçilmemiş olsa bile plaka yazılmışsa dönüştürme sırasında araç kaydı otomatik oluşturulur.
Tahmini süreyi gerçekçi girin; takvimdeki doluluk görünümü bu değere göre oluşur.

İlgili özellikler

Adım adım anlatım ve ekran ayrıntıları: kullanım kılavuzunda bu bölüm →

Randevu Oluşturma ve Takip: Takvimden İş Emrine